什麼是加班申請制？
加班申請制是公司為了合理管理員工加班及工作狀況而建立的一套行政管理制度，目的是確保依法支付加班費，同時正式審批員工的加班需求。員工在有加班需求時必須向公司正式提出加班申請，由直屬主管或上級批准後，員工才可以加班。
加班申請制符合勞動基準法嗎？
加班申請制是否符合勞動基準法的規定？根據勞基法第24條和第30條規定，在法定工作時間外，雇主應按照勞工延長之工作時間，依法給付加班費。也就是說，雇主必須根據員工的實際加班時間依法支付加班費。（延伸閱讀：加班可以領多少加班費？一次搞懂加班費計算！）
此外，根據勞基法第32條第1項規定，任何加班都應在工會、勞資會議以及個別勞工的同意下進行，在這樣的前提下，可以進一步得知：加班的基礎是以雇主要求員工延長工作時間為原則，當然必須取得雇主的同意。公司為了有效管理員工的加班狀況、明確加班事實，需要有一套行政管理制度紀錄員工的加班時間，因此申請制是公司合法的管理措施，被勞基法所肯認。
如何建立完整的加班申請制？
公司如果要建立一套完整的加班申請制，至少需要包含以下幾點基本要素：
員工申請程序及提前通知
- 設計一個簡單又高效的電子申請系統，可以減輕員工申請成本，並配合員工臨時加班或在外申請的機動性。員工申請程序的設計不宜過度複雜，應以電子系統提交為主，並應有即時提前通知的可達性。
- 申請加班應填寫的內容包含：員工姓名、職位、任職部門等基本信息，並且清楚填寫申請日期時間、工作地點、加班原因、加班工作內容、預期工作時數等。
公司批准程序
- 事前許可：主管或上級審核申請，並決定是否批准員工加班，須留下核准紀錄如簽名或公司內部電子批准。
- 事後同意：如員工未能及時申請，但確實有加班事實，則亦應設有事後追認同意的批准程序。
工時紀錄與加班費發放
- 公司批准員工加班後，應準確紀錄加班時間，並核實員工打卡時間。
- 公司需根據公司政策及勞基法規定，依照員工加班紀錄核發加班費或約定好的其他報酬形式，如彈性補休。
其他相關配套措施與注意事項
- 雇主應將加班申請制納入公司工作規則或內部加班辦法準則，提交主管機關核備，並事先公告加班申請制內容及申請流程。
- 雇主不得自行劃定加班費計算最小時間單位，例如加班最低以一小時為記，未滿一小時不算加班，這樣的規定是不合法的。
- 不得強制員工一律將加班費換成補休，須經雙方協調同意，並且以個別加班事件認定。
加班申請未獲得批准時的加班費發放問題
如上面所說的，既然加班申請制是合法的，員工未按照加班申請制申請加班時，雇主是否就不用給加班費了呢？
答案是不行！
勞動事件法第38條規定，應推定員工於員工出勤紀錄表所記載的出勤時間，皆是經雇主同意而執行職務，因此若員工主張於該段時間有加班之事實，除非雇主能夠證明員工在這段時間確實沒有加班，否則不能因為員工未遵循加班申請制提出申請，就不發放加班費。
這是為了保障員工權益，避免公司利用潛規則、工作氛圍或沈默成本，讓員工不敢主動申請加班，甚至給予員工超載的工作量卻不批准員工的加班申請等，濫用加班申請制度。勞動法實務認為，加班申請制不能作為判斷員工是否加班的唯一標準，而應回歸個案實質認定，才能夠達到勞動基準法保護勞工權益之目的。
因此，在實務上認為，如雇主不同意員工加班，或認為出勤紀錄並未正確反映員工工作時數時，應採取更積極的措施，例如播放廣播或關閉電源以積極督促員工下班、於員工因私人因素留在公司時，與員工確認並更正出勤紀錄、主動制止員工加班並表示反對等，並留下約談紀錄，以避免遇到勞動爭議時，雇主落入無法證明員工實際上並未加班的窘境。
結語
加班申請制是常見且合法的管理措施，目的是為了確保加班是經過勞資雙方同意，並用以確實核發加班費，但在遇到勞資爭議時，不能作為員工有無加班事實的唯一認定標準，仍應回歸個案實質事實認定，且雇主負有更高的舉證責任義務。
因此建議雇主在事前與律師討論規劃，建立合理的加班申請制，事後與員工發生加班費的爭議時，進一步找律師諮詢，以確保符合勞動基準法的規定並避免不必要的法律風險。
